فاکتور تجاری

سندی است حاوی اطلاعاتی در خصوص کالا یا کالاهای فروخته شده که فروشنده به نام خریدار صادر می کند. فاکتور تجاری با عنوان سیاهه خرید نیز شناخته می شود. صورت حسابی است که به موجب آن هزینه کالا به حساب خریدار منظور می‌شود.

فروشنده ( صادر کننده ) سیاهه تجاری را غالبا به نام خریدار صادر می کند، اما گاه ممکن است این سیاهه به نام نماینده بازرگانی خریدار یا وارد کننده نیز باشد. فروشندگان یا صادر کنندگان فرم های خاص خود برای صدور سیاهه تجاری در اختیار دارند، اما نکات مندرج در آن ها تقریبا مشابه است.

سیاهه باید دارای موارد زیر باشد :

1. تاریخ
2. نام و نشانی خریدار و فروشنده
3. شماره سفارش یا قرارداد
4. مقدار و شرح کالا
5. قیمت واحد
6. شرح هر گونه هزینه اضافی توافق شده که در قیمت واحد منظور نشده است
7. ارزش کل کالا
8. وزن کالا
9. تعداد بسته‌ها
10. علائم و شماره‌های حمل
11. شرایط تحویل و پرداخت
12. جزئیات حمل

انواع فاکتور تجاری

فاکتور در حوزه مبادلات بین الملل بر اساس استاندارد سازمان ملل می تواند انواع مختلفی داشته باشد. در این استاندارد انواع فاکتور به شرح زیر است :

• پیش فاکتور ( Proforma Invoice )

پیش فاکتور به عنوان سندی برای اعلام قیمت و شرایط ارائه کالا / خدمت برای خریدار صادر می شود. این پیش فاکتور مبنای تصمیم گیری خریدار بوده و بر اساس تاریخ اعتبار آن خریدار می تواند با استناد به اطلاعات پیش فاکتور اقدام به درخواست کالا / خدمت نماید. پیش فاکتور در بردارنده همان اطلاعات فاکتور تجاری است.

• فاکتور تجاری ( Commercial Invoice )

همان فاکتور رایج در تبادلات تجاری است که در آن فروشنده مبلغ کالا/ خدمت خود را به خریدار جهت پرداخت اعلام می نماید.

• فاکتور خود اظهاری ( Self-Billing Invoice )

این فاکتور توسط خریدار صادر می شود و بیشتر در مواقعی دیده می شود که خریدار خدمت/ کالایی را پس از مصرف فاکتور می نماید و یا اینکه فروشنده انباری را در محل خریدار تهیه می نماید و خریدار پس از بر داشت از این انبار اطلاعات آن را در فاکتور به تامین کننده اعلام می نماید. این نوع فاکتور در مواردی که خریدار از سرویسی در محل کار خود استفاده می نماید نیز مشاهده می شود. مبلغ فاکتور پس از تایید توسط فروشنده، از جانب خریدار پرداخت می شود.

• قبض اعتبار ( Credit Note )

در مواردی که خریدار محصولی را پس می دهد و یا اینکه بر اساس توافق مبلغی از فاکتور کسر می شود قبض اعتبار صادر می گردد. این قبض به مبلغ برابر یا کمتر از مبلغ فاکتور اولیه صادر می شود. فروشنده ممکن اسن این مبلغ را مستقیما به خریدار پرداخت نماید و یا اینکه در فاکتور های بعدی این مبلغ را تصویه نماید.

• قبض بدهی ( Debit Note )

در مواردی که مبلغ فاکتور به صورت کامل پرداخت نمی شود قبض بدهی که خود یک نوع فاکتور است صادر می شود. این قبض به دارای اطلاعاتی مانند فاکتور است که مبلغ باقیمانده فاکتور اصلی را اعلام می نماید.

تاییدات در فاکتور تجاری

فاکتور های تجاری در برخی از موارد ممکن است نیازمند تائیدات مختلفی باشند که این تاییدات باعث تغییر عنوان فاکتور تجاری می شود این نوع فاکتورها شامل فاکتور گواهی شده، فاکتور تایید شده و فاکتور کنسولی هستند.

فاکتور گواهی شده (Certified Invoice)

در فاکتور گواهی شده تامین کننده کالا / سرویس گواهی کرده است که کالا طبق قرارداد منعقده یا پیش فاکتور می باشد، کالا ساخت کشور معین است و یا ساخت کشورهای ممنوع شده در قرارداد نمی باشد و هر مشخصات دیگری که خریدار از تامین کننده درخواست نماید تامین کننده در زیر فاکتور نوشته و گواهی می نماید. معمولا از صادر کننده چنین فاکتوری درخواست می شود فاکتور مزبور را به تائید اتاق بازرگانی محل یا مقام رسمی بازرگانی محل نیز برسانند .

فاکتور تائید شده (Legalized Invoice)

بعضی از کشورها از تامین کنندگان کالا /سرویس درخواست می نماید که فاکتور توسط سفارت یا کنسولگری کشور خریدار در کشور تامین کننده گواهی شود. در این حالت فاکتور امضاء شده توسط تامین کننده، پس از گواهی توسط اتاق بازرگانی، توسط سفارت نیز گواهی می گردد.

فاکتور کنسولی (Consular Invoice)

این فاکتور که فرم چاپی بوده و توسط سفارتخانه های کشور خریدار در کشور تامین کننده کالا / خدمت در اختیار تامین کننده­گان قرار می گیرد. این فرم توسط تامین کننده تکمیل و توسط سفارتخانه تایید می گردد.بر اساس توصیه نامه شماره ۱۸ این نوع موارد تاییدیه های قانونی نمی بایست توسط خریدار درخواست گردند. در این توصیه نامه عدم درخواست اینگونه تاییدیه ها به عنوان معیارهایی برای ساده سازی و روان سازی فرآیند تجاری مطرح شده است. بر اساس این معیار سازمان ملل به دنبال ساده سازی فرآیند تجاری است.

در سیستم پنجره واحد برای پاسخ نیازمندی بررسی صحت اطلاعات فاکتور و کنترل های اقتصادی قیمت توسط دولت، معیارهای مختلف دیگری در نظر گرفته شده است. برای نمونه می توان معیارهای تضمین مبدا اسناد و صادر کننده آن، شفافیت اطلاعات و فرآیندها و دسترسی به اطلاعات قیمت فروشندگان، اعمال کنترل های ممیزی در داده ها و فرآیندها توسط مراجع قانونی را نام برد. در شکل ۲ معماری کلی سیستم تبادل الکترونیکی فاکتور بین المللی ارائه شده است.